No i stało się. Zostałeś wybrany do organizacji corocznej imprezy integracyjnej. Radość i euforia nie zna granic. Wracasz do swojego biurka w podskokach. I co dalej?
Snujesz już wizje tego długo wyczekiwanego przez Twoich kolegów i koleżanek z pracy dnia. To Ty jesteś teraz odpowiedzialny za to, żeby dobrze się bawili, a po przyjeździe „nosili Cię na rękach” i dziękowali Ci za super imprezę jeszcze przez długie tygodnie. Po kilku godzinach, kiedy emocje opadają, wpadasz w małą panikę. Ale co teraz? Od czego zacząć? Zrobić to samemu czy zaangażować profesjonalną firmę? Ale którą? Przecież tyle nieprofesjonalizmu widzi się wokół. Jak tu komuś zaufać? Popołudnie i wieczór spędzasz na poszukiwaniu najlepszego rozwiązania. Ledwo udaje Ci się zasnąć.
Następnego dnia widzisz wszystko już w nieco bardziej kolorowych barwach. Miniona noc przyniosła Ci myśl: przecież „nie taki diabeł straszny…”. Na rynku jest mnóstwo agencji, które zorganizowały miliony takich imprez. Na pewno pomogą. Zapytam wujka Google, on przecież wie wszystko. Po kilku godzinach poszukiwań, obejrzeniu dziesiątek stron www i fanpage’ów, postanawiasz podpytać jeszcze przyjaciół. Może ktoś już korzystał z tego typu firm, a poczta pantoflowa znana jest niemal od starożytności.
Minęły dwa dni i masz wybranych kilka agencji. Nie było łatwo, ale całe szczęście doświadczenie i obrotność Twoich znajomych stała się nieoceniona. Internet też nie zawiódł. Teraz trzeba przygotować krótki brief. Co jest ważne? Czy wystarczy liczba osób i miejsce imprezy? Resztą przecież zajmie się agencja eventowa. Otóż nie. Potrzebnych jest dużo więcej detali. Im więcej, tym lepiej. Oferta i kalkulacja będzie wtedy bardziej szczegółowa i dopasowana do Twoich potrzeb. A na tym przecież Ci zależy.
Ważne jest, aby określić cel eventu – po co on jest właściwie organizowany. Co chcemy nim osiągnąć? Czy chodzi tylko o integrację ludzi, czy może chcemy zacieśnić więzi między nimi, bo ostatnio jakoś nastroje nie są zbyt dobre. Do tego duże roszady i częściowe likwidacje niektórych działów spowodowały, że ludzie właściwie się nie znają. To są bardzo ważne informacje. Trzeba wznowić nieco ducha wspólnoty i ponownie związać z firmą takiego pracownika.
Druga ważna informacja to miejsce – na czym nam dokładnie zależy. Standard hotelu, liczba gwiazdek, doskonale wyposażone sale konferencyjne, smaczne jedzenie lub ich ogromna ilość, super oceny na booking.com czy po prostu dogodna lokalizacja. Dla jednych ważne jest, aby Uczestnicy mogli zjeść coś nietuzinkowego, a dla innych dobrze skomunikowany obiekt i piękne widoki z hotelowego basenu. Niezależnie jakie są Wasze preferencje, ważne jest, aby je dokładnie określić. Nie zapomnijmy jednak, że oprócz pięknych wnętrz i zapierających dech w piersiach salach, bardzo ważna jest obowiązująca polityka hotelu i ich elastyczność do dostosowania się do niecodziennych sytuacji lub niezaplanowanych trudności. Co jeśli nagle z wyjazdu zrezygnuje 20% zapisanych osób, a hotel nie zgodzi się na obniżenie faktury? A jeśli każda prośba Gościa będzie dla nich problemem i nie będą chcieli pomóc? W tym przypadku najlepiej zdać się na podpowiedzi agencji. Oni doskonale wiedzą na co zwrócić uwagę i w jaki sposób z nimi rozmawiać. Kwestie formalne i te najbardziej istotne mają w małym palcu. A dobrze by było, aby podczas tego wyjazdu hotel współpracował, a nie utrudniał.
Hotel to jednak nie wszystko. Wyjazd ma za zadanie zintegrować ludzi. Musimy zaplanować coś co zrobimy wszyscy wspólnie. Warto byłoby przeprowadzić w firmie krótką ankietę o preferencjach pracowników. Czy wolą potaplać się w błocie, pokonując przeszkody w jak najkrótszym czasie, czy może rywalizować między sobą w grupach, szukając jak najszybszego rozwiązania zagadki podczas gry terenowej. Bardzo często zdarza się, że część osób będzie chciała po prostu odpocząć na leżaczkach, korzystając przy tym również z udogodnień hotelu. Takie osoby również trzeba wziąć pod uwagę. Ważne, aby dokładnie wiedzieć czego chcą i oczekują pracownicy. Co w danym momencie jest im potrzebne. Nie ma nic gorszego jak zmuszony do czegokolwiek Uczestnik. Niezadowolenie murowane, które nie daj Boże udzieli się pozostałym.
Nadchodzi wieczór. Niezapomniana i tak wyczekiwana impreza wieczorna. To ona jest najważniejsza dla Twoich Gości. W końcu będzie można ubrać tą piękną sukienkę, którą kupiło się ostatnio na wyprzedażach, a koleżanki zzielenieją z zazdrości. To na niej wszyscy muszą bawić się wyśmienicie. Dokładnie zaplanuj agendę spotkania. Nie może być zbyt nudno, zbyt sztywno, ani zbyt luźno. Zastanów się jak przyciągnąć zainteresowanie swoich koleżanek i kolegów. Może koncert jakiejś gwiazdy? Tutaj koniecznie przekonsultuj to z innymi. Może w tym wypadku również sprawdziłaby się ankieta? Artysta zwykle sporo kosztuję, więc dobrze byłoby zaplanować wydatki rozsądnie. Niejednokrotnie jednak doskonale sprawdza się doświadczony zespół coverowy, grający najgorętsze hity ostatnich lat. Dobrze jest też zastanowić się nad tematem imprezy. Ludzie często spragnieni są nowości, chcą się przebrać, powygłupiać. Wtedy cała impreza organizowania jest w konkretnym temacie. Atrakcje również są dokładnie dobrane i dopasowane do siebie. Wszystkie swoje przemyślenia należy przekazać agencji. Ona zajmie się tym profesjonalnie i na pewno znajdzie mnóstwo ciekawych pomysłów i rozwiązań, na które sam byś nie wpadł. Do Ciebie jednak należy ostateczny wybór.
Pozostaje nam jeszcze kilka mniejszych, ale dość istotnych kwestii. Zastanów się czy Twoja firma ma konkretne wartości, którymi się kieruje na co dzień. Może warto wspomnieć o tym w
brief-ie. Zarząd na pewno będzie zachwycony, jeśli uwzględnisz je w zaplanowanym evencie. Zdobędziesz plus, a ludzie poczują, że to event przygotowany specjalnie dla nich.
Przygotowując brief, nie zapomnij również napisać o tym, co działo się w poprzednich latach na tego typu imprezach. Ta informacja pozwoli uniknąć niepotrzebnego powtarzania miejsc, atrakcji tematów czy muzyków, a przede wszystkim pozwoli poznać preferencje firmy. Feedback w postaci tego co się sprawdziło, a co kompletnie się nie przyjęło sprawi, że agencja będzie mogła przygotować event, który będzie „skazany” na sukces, A co więcej, pozostanie niezapomniany i dostarczy wiele pozytywnych emocji. A na tym przecież najbardziej nam zależy.
Na koniec pozostaje kwestia budżetu. Bardzo ważne, aby określić chociaż widełki budżetowe. Wysłanie briefa bez założonego budżetu sprawi, że oferty będą różniły się dosłownie wszystkim. Będą właściwie nie do porównania, a to dołoży Ci jeszcze więcej pracy i trudności w podjęciu decyzji. Zależy Ci przecież na współpracy z godnym zaufania, niezwykle kreatywnym i pomysłowym kontrahentem, który sprawi, że organizacja tego wydarzenia będzie dla Ciebie przyjemnością. Czy jest to niezbędne? Nie jest, ale ogromnie skraca czas osiągnięcia wspólnego celu, a event zorganizowany przez Ciebie musi być przecież idealny 😉