Odpowiedź na pytanie „jakimi narzędziami pracuje event manager?” wydaje się być banalnie prosta – laptop oraz telefon komórkowy. Zgadza się, jednak jest to jedynie wierzchołek góry lodowej.
Te dwa urządzenia są fundamentem pracy każdego organizatora imprez, ale żeby zapanować nad ogromnymi ilościami informacji
i poprawną komunikacją, to za mało. Na pomoc przychodzą nowe technologie, których na rynku nie brakuje. Regularnie pojawiają się kolejne nowoczesne aplikacje, które usprawniają i wspierają pracę event managera.
Pierwszą i zarazem najważniejszą rzeczą, od której powinien zacząć pracę każdy event manager, jest stworzenie listy zadań. Przy dużej ilości projektów i nieskończonej liczbie spraw do załatwienia, działanie według odpowiedniego harmonogramu jest niezbędne. Tworzenie listy na papierze ma swoje dobre strony, jednak aplikacje zainstalowane na komputerze czy telefonie, mają jedną niepodważalną przewagę – każdego dnia o danej godzinie przypominają o zadaniach, które są do wykonania.
Narzędzia typu TO DO LIST
Bardzo dobrze funkcjonującym narzędziem do tworzenia tzw. „to do list” jest ASANA – bezpłatny program, pozwalający na dodawanie działań, zarówno indywidualnych jak i grupowych. Dzięki temu w jednym miejscu mogą znaleźć się wszystkie projekty dotyczące danego klienta wraz z podziałem na odpowiadające im zadania. Wyróżnikiem tego narzędzia jest z pewnością prostota w delegowaniu prac oraz nadawaniu tzw deadline’ów.
Do głównych zalet Asany można zaliczyć możliwość jej obsługi – stacjonarnej i mobilnej – z praktycznie każdego miejsca, które posiada dostęp do Internetu. Dzięki temu manager może na bieżąco kontrolować postęp swoich zadań oraz sprawnie komunikować się z poszczególnymi członkami projektu, dodając komentarze, oznaczenia lub pliki. Tworzenie sieci grup pracujących nad danym zadaniem zdecydowanie usprawnia przebieg podziału obowiązków oraz kontroli nad procesowaniem działań projektowych.
Kolejnym aspektem prawidłowej pracy event managera oraz eliminacji niepożądanych błędów jest dobra komunikacja. Spójne komunikaty i szybkość w przekazywaniu informacji to elementy bez których żaden projekt nie może się obejść. Właściwa wymiana zdań między pracownikami ma wpływ nie tylko na skuteczną współpracę, ale często decyduje o sukcesie całego przedsięwzięcia.
Dobry Komunikator to podstawa
W tym temacie sprawdzi się program SLACK – aplikacja ta pomoże nam zadbać o sprawną komunikację tekstową, głosową oraz możliwość przesyłania multimediów. To narzędzie pozwala na porozumiewanie się między sobą w uporządkowany sposób. Każdy nowy temat posiada swój własny „cykl życia”, dzięki czemu łatwo można odnieść się do konkretnego zapytania czy spostrzeżenia. Na korzystny odbiór SLACK’a ma wpływ przejrzystość i czytelność w pojawiających się komunikatach oraz możliwość intuicyjnego poruszania się po jego kokpicie.
System CRM w organizacji wydarzeń
Rozbudowane możliwości tworzenia kanałów oraz podgrup usprawnią przepływ wewnętrznych informacji. Jednym z kilku niezawodnych, wielozadaniowych narzędzi organizacyjnych jest indywidualnie dopasowywany do potrzeb danej firmy system CRM. Obsługuje on takie działania jak m.in.: wiedza o kontrahentach, raporty i analiza danych, dokumentacja, rozliczenia, narzędzia do komunikacji oraz marketingu, zarządzanie procesem ofertowania i sprzedaży, organizer spotkań czy koordynacja pracy zespołu. Odpowiedni CRM wspiera co dzienną pracę event managera nie tylko na płaszczyźnie organizacyjnej, ale również ułatwia komunikację z konkretnymi klientami. Kontrolowanie przebiegu poszczególnych elementów na każdym etapie realizowanego eventu jest niezbędne. Zastosowanie skutecznego systemu wewnętrznego, pozwala na zredukowanie niektórych obowiązków do minimum i wykorzystaniu czasu na inne działania.
Podstawowe atrybuty w pracy Event Managera
Nowe technologie, to tylko jedna strona medalu pracy event managera, drugą stanowią materialne atrybuty – telefon i mikroport.
Mikroport to „must have” każdego eventu bez którego manager i jego zespół nie może się obejść. To narzędzie ułatwia pracę, a przede wszystkim oszczędza czas.
Wszystkie z powyższych narzędzi w dużym stopniu usprawniają pracę event managera i dbają o to, aby w natłoku informacji, żadne zadanie nie zostało ominięte. W ten sposób jesteśmy w stanie zminimalizować ryzyko błędów praktycznie do minimum,a jest to kluczem do sukcesu udanej realizacji i zadowolenia zespołu jak i klienta.
