Obostrzenia związane z sytuacją pandemiczną zmieniły funkcjonowanie eventów firmowych. Pojawił się nowy format eventów online, czyli takich organizowanych przy pomocy streamingu i platform internetowych. Standardowe wydarzenia firmowe nabrały nowego znaczenia i są realizowane zgodnie z aktualnie panującymi warunkami oraz zasadami bezpieczeństwa. O co należy zadbać organizując event w pandemii?
Najważniejszym celem agencji eventowej jest stworzenie bezpiecznego eventu. Jeśli będziemy dbali o poszczególne elementy, firmy na nowo zaczną podejmować decyzję o planowaniu wydarzeń.
Dobór miejsca na przeprowadzenie eventu
Planując wydarzenie firmowe warto zwrócić uwagę czy możemy zrealizować je na terenie zewnętrznym. Taka forma przeprowadzenia eventu teoretycznie zmniejsza nam możliwość potencjalnego zarażenia się wirusem przez uczestników spotkania, ze względu na stały przepływ powietrza oraz większą przestrzeń przebywania. Jeśli tylko warunki pogodowe nam na to pozwolą możemy przeprowadzić w taki sposób każde wydarzenie. W tym celu wystarczy wybrać odpowiednią przestrzeń, zaaranżować ją i zapewnić potrzebną infrastrukturę.
W przypadku eventów firmowych organizowanych wewnątrz należy pamiętać o zapewnieniu odpowiednich środków bezpieczeństwa. Niezbędna jest tutaj wiedza organizatorów na temat aktualnych obostrzeń. Warto zwracać uwagę na nie uczestnikom eventu np. w postaci ulotek informacyjnych czy widocznych oznaczeń.
Bezpieczeństwo uczestników eventu firmowego
Ważnym elementem bezpieczeństwa podczas wydarzenia jest możliwość dezynfekcji dłoni, możemy zadbać o to wyznaczając specjalne stacje umieszczone w strategicznych miejscach na terenie eventu. Mając na uwadze swobodny przepływ osób, dobrze jest zaaranżować osobne wejście i wyjście z wydarzenia oraz zorganizować bezdotykową rejestrację uczestników.
W przypadku eventów, w których utrudnione jest zachowanie wymaganej odległości między uczestnikami należy sprawdzać posiadanie maseczki ochronnej lub zapewnić jej pobranie przy wejściu na wydarzenie.
Równie ważne jest stworzenie regulaminu imprezy, który uwzględni wszystkie najważniejsze zasady. Odpowiednie zapisy lub podpisywanie się pod jego treścią pozwala na egzekwowanie jego zasad wśród uczestników. Należy pamiętać też o prowadzeniu listy obecności uczestników biorących udział w evencie, na tej podstawie organizatorzy będą mogli skontaktować się z wszystkimi osobami w przypadku zachorowania jednego z gości.
Logistyka i organizacja pracy na evencie
Event firmowy związany jest ze świadczeniem usług przez wielu podwykonawców oraz współpracowaniem ze sobą różnych podmiotów. Podczas jego organizacji należy zadbać o szczegółowe zaplanowanie ich prac zarówno przy montażu, jak i demontażu, tak aby uniknąć nałożenia się ich działań oraz kumulacji osób w tym samym czasie.
Szczepienia a uczestnictwo w eventach firmowych
Bezpieczeństwo uczestników ważne jest również z punktu widzenia Klientów agencji eventowych. Przed planowanym eventem firmy podejmują próby uzyskania informacji od pracowników na temat ich stanu zdrowia oraz wykonanego szczepienia. Na tej podstawie mogą potencjalnie określić jaki może być stosunek osób zaszczepionych do niezaszczepionych biorących udział w planowanym evencie. Aktualnie nie ma jednak żadnych regulacji prawnych, które pozwalałaby na weryfikację stanu zaczepienia pracowników firmy, dlatego taka informacja może zostać udzielona jedynie dobrowolnie.
Obecne czasy zmusiły nas do organizacji eventów firmowych uwzględniając wiele ważnych aspektów, które wcześniej nie były przez nas stosowane. Stawiając na pierwszym miejscu bezpieczeństwo uczestników pokazujemy, że jako organizatorzy wydarzeń dbamy o ich komfort i nie chcemy narażać ich na żadne ryzyko. Należy pamiętać jednak o tym, że wytyczne dotyczące realizacji eventów często się zmieniają i warto na bieżąco sprawdzać co nowego zostało ustalone.