Jeśli chcesz zorganizować event firmowy i masz pytania, odpowiadamy.

Jakie są obecnie trendy w imprezach integracyjnych?

Obecnie kładzie się duży nacisk na integrowanie pracowników, czyli wszelkiego rodzaju działania polegające na współpracy. Mają one formę zmagań sportowych ze średnią intensywnością. Klienci potwierdzają, że bardzo duża cześć pracowników nie miała ze sobą od bardzo dawna kontaktu i niezbędne jest nawiązanie nowych relacji pomiędzy nimi. 

Jak zawsze popularne są wszelkiego rodzaju gry miejskie, adoptowane do miejsca w którym przebywa grupa. Wykonywanie wielu zadań, rozwiązywanie zagadek bardzo pozytywnie wpływa na morale pracowników i z pewnością zaowocuje w wykonywaniu codziennych obowiązków.

Jaką agencja eventową wybrać?

Najważniejszym punktem przy wyborze agencji jest jej doświadczenie. W branży mówi się, że najlepszą formą eventową będzie ta z którą złapie się przysłowiowe „flow”. Warto dlatego poświęcić czas na rozmowę z przedstawicielami agencji eventowej. 

Bardzo ważny jest charakter planowanego wydarzenia. Mimo, że w pierwszym spojrzeniu agencje wydają się bardzo podobne do siebie to każda ma jakieś swoje specjalizacje i mocne strony. W niektórych agencjach są działy kreacji i realizacji i są to osobne grupy pracowników. 

W PowerEvents od początku Klient i jego projekt jest prowadzony prze jednego event managera.

Czy agencja eventowe są ubezpieczone?

Każda agencja eventowa powinna być ubezpieczona i posiadać polisę OC. Nasza agencja posiada taką na kwotę 1 000 000 PLN. Agencja która nie posiada takiego zabezpieczenia powinna być od razu skreślona z listy potencjalnych współpracowników.

Poza posiadaną polisą managerowie agencji często doradzają czy na dany event warto jest wykupić dodatkowe ubezpieczenie np. NNW. Zwłaszcza w przypadku imprez integracyjnych, gdzie mamy różnego rodzaju zmagania sportowe i łatwo w nich o różnego rodzaju urazy. Koszty takiego ubezpieczenia to często kilkaset złotych i są znikomą wartością w stosunku do kosztów całego wydarzenia.

Jak dobrać catering na imprezę firmową?

Odpowiedni dobór cateringu i posiłków na evencie ma bardzo duże znaczenie na ogólny odbiór wydarzenia przez uczestników. Jest to jeden z kluczowych elementów składowych na każdym evencie od pikników przez wielkie gale kończąc. Poza samymi pozycjami menu, warto sprawdzić możliwości techniczne firmy cateringowej. 

Najlepsze atrakcje nie zniwelują negatywnych skutków długich kolejek do cateringu a jest to najczęściej zdarzający się błąd popełniany przez mało doświadczone agencje eventowe. Skupiają się na wykwintnych daniach, których obecność np. na imprezie plenerowej nie sensu. 

Nie każdy tez pamięta, że warto przygotowywać osobne menu dla dorosłych jak i inne dla dzieci.

Fajne miejsca na imprezę firmową?

Polska jest bardzo bogata w różnego rodzaju miejsca eventowe od morza aż po góry. Duży nacisk jest kładziony na imprezy bliżej natury. Z pewnością ważne w wyborze miejsca jest jego wyposażenie w podstawowe zaplecze socjalno-sanitarne.

Wybór miejsca powinien być związany z typem imprezy jak i oczekiwaniami Klienta. Duża część imprez realizowana jest w bliskiej lokalizacji firmy, dzięki temu jeden z dużych kosztów jakim jest nocleg, można wyeliminować.

Jeżeli, jest to impreza nietypowa, gdzie oryginalne miejsce jest kluczowym elementem to warto zdać się na agencję eventową. W dzisiejszych czasach można zrealizować niemal w każdych miejscu, nawet pozbawionym jakiejkolwiek infrastruktury. Tu z pewnością warto zaufać event managerom, którzy dobiorą odpowiednie miejsce na takie wydarzenie. 

Ile kosztuje impreza firmowa, Czy muszę podać planowany budżet?

Tak. Dziś większość profesjonalnych agencji eventowych nie przygotowuje ofert bez znajomości budżetu jaki Klient chce przeznaczyć na imprezę firmową. 

Jako profesjonalna agencja eventowa, bardzo często spotykamy się z całkowicie nierealnymi do spełnienia możliwościami finansowymi w stosunki do oczekiwań.

Obecnie brak stabilności na rynku nie tylko eventowym wpływa na dużą dynamikę zmian cen usług.

Podanie informacji o budżecie jest korzystne dla obu stron. Agencja od razu poinformuje Klienta czy za dane środki finansowe możliwa jest realizacja imprezy na dobrym poziomie. Klient dzięki temu ogranicza czas oczekiwania na ofertę, która może finansowo nie spełniać jego oczekiwań.

Dlaczego warto wybrać agencję eventową?

Współpraca z agencja eventową z pewnością daje poczucie bezpieczeństwa i powodzenia eventu. Innym aspektem jest gwarancja jakości świadczonych usług przez podwykonawców. Każda firma eventowa ma swoją bazę sprawdzonych usługodawców. 

Ważny aspektem jest też wyeliminowanie potencjalnych zagrożeń na które osoby niedoświadczone mogą nie zwrócić uwagi. Innym kluczowym punktem jest spójność programu z założeniami. 

Klient korzystając z agencje eventowej oszczędza bardzo dużo czasu, który może przeznaczyć na inne obowiązki. Jego zaangażowanie w projekt głównie kończy się na podejmowaniu decyzji i wyborze elementów zaproponowanych przez event managera.

Jak długo czeka się na ofertę?

Obecnie czas oczekiwania na ofertę to ok. 10 dni roboczych. Projekty bardziej skomplikowane, gdzie niezbędne jest stworzenie koncepcji, wizualizacji wydłużają ten czas nawet do 30 dni.

W agencji PowerEvents nie korzystamy z gotowych szablonów ofert. Każdorazowo przeprowadzamy do zapytanie rozpoznanie rynku w kwestii dostępności lokalizacji, atrakcji, artystów. Sam ten proces od wysłania zapytania do uzyskania odpowiedzi trwa minimum 5 dni.

Po drodze bardzo często należy stworzyć kompletny plan wydarzenia jak i pomysł na ciekawe elementy dodatkowe, które nadadzą wyjątkowości wydarzeniu.