Pandemia koronawirusa postawiła wiele firm przed faktem dokonanym
i spowodowała, że zaplanowane wcześniej wydarzenia oraz spotkania, musiały zostać przeniesione w sferę on-line. Praca zdalna w wielu organizacjach stała się codziennością, a powrót do biur w wielu przypadkach wciąż jest niepewny. Co zrobić w sytuacjach, w których zespół pozbawiony jest bezpośredniego kontaktu? Czy taka sytuacja nie doprowadzi do strat zarówno personalnych jak i finansowych wewnątrz firmy? Dziś opowiem Wam o tym jak sprawnie zorganizować komunikację w Waszych firmach i efektywnie przeprowadzić spotkania on-line.
Niecodzienne sytuacje wymagają nadzwyczajnych rozwiązań. Tak właśnie stało się w momencie szybko rozprzestrzeniającej się pandemii Covid-19. Nasza najbliższa rzeczywistość zależy od podejścia zarówno globalnego (masowego) jak i indywidualnego. Nasze codzienne działania i decyzje wpływają mocno na sytuację na Świecie. Najlepszym rozwiązaniem na walkę ze wzrostem zachorowań jest izolacja społeczna, która szybko została 
wprowadzona przez większość firm na całym Świecie. Dotychczasowa codzienność każdego z nas, z dnia na dzień została przeniesiona w obszar pracy zdalnej. Większość branż, których działania wiązały się z pracą
w sektorze „office”, bardzo szybko skierowały swoich pracowników do ich domów. Choć obecnie powoli, małymi krokami wracamy do tzw. „normalności”, to wciąż doświadczamy sytuacji związanych z działaniami w sieci.
Praca zdalna – najważniejsze aspekty w organizacji pracy zespołu
Przechodząc na home office, aspekt bezpośredniego kontaktu między pracownikami został ograniczony. Pracując w trybie zdalnym o wiele trudniej nam o płynną komunikację, która tak naprawdę stanowi podstawę udanej pracy w systemie on-line. Aby praca ta mogła przebiegać zgodnie z oczekiwaniami pracodawcy, a także w komfortowych warunkach dla pracownika, warto pamiętać o kilku kwestiach:
- Jasne zasady pracy – każda firma ma określone swoje zasady pracy, niemniej jednak w tak wyjątkowej sytuacji jaką jest home office do odwołania, warto przypomnieć swojemu zespołowi o zasadach jakie obowiązywały w biurze, a także nakreślić dedykowane wytyczne dla pracy HO.
- Dobra komunikacja – w dobie cyfryzacji dysponujemy wieloma narzędziami, które mogą nam pomóc w podtrzymywaniu kontaktu z zespołem. Pamiętajmy o tym, aby kontakt ten był stały, uporządkowany, określony czasowo, efektywny.
Eventy to najlepszy sposób na budowanie relacji i podkreślenie wagi dobrej komunikacji. Podczas tego typu wydarzeń uczestnicy, angażują się i tworzą więź, która staje się klarownym środkiem wymiany informacji. To właśnie one, mimo społecznej izolacji, pozostają kluczem do tworzenia więzi między pracownikami. Ale co zrobić, kiedy spotkanie twarzą w twarz
z drugą osobą jest niemożliwe? I tu na ratunek przychodzą eventy on-line!
Musimy pamiętać, że eventy to nie tylko wielkie konferencje, targi czy też imprezy integracyjne.
Event to także wszelkiego rodzaju spotkania, szkolenia, integracje czy też inne działania, które są prowadzone w celu wspierania celów biznesowych firmy. Zarówno eventy wewnętrzne firmy jak i zewnętrzne, prowadzone
w różnych formach, są elementami strategii marketingowej oraz biznesowej firmy.
Jakie są największe wyzwania przy organizacji wydarzeń on-line?
Biorąc udział w spotkaniach on-line, mimowolnie natrafiamy na masę problemów z nimi związanych. Wraz z przeniesieniem działalności na tryb pracy zdalnej, wyzwania jakie stawia organizacja spotkań on-line, stały się problemami dnia powszedniego. Znaczna część organizacji, znalazła już sposób na organizowanie eventów on-line w efektywny sposób, mimo iż też nie było to dla nich łatwe.
Organizując samodzielnie eventy on-line, pamiętajmy o aspektach,
z którymi bardzo często musimy się mierzyć.
- Problemy techniczne – często wywoływane przed stary, zużyty bądź wadliwy sprzęt, niedziałające mikrofony/kamerki, bądź też niewystarczająco dobre połączenie internetowe.
- Organizacyjny bałagan – brak kontroli nad aktywnością uczestników, ich czasem logowania się, bądź tzw. background’em (szczekający pies/ krzyczące dzieci itd.)
- Brak zaangażowania – niezręczna cisza, która zdarza się bardzo często podczas tego typu spotkań, wynikająca z braku angażowania się w spotkanie.
- Rozpraszacze – bardzo szeroko pojęte czynniki zewnętrzne, które uniemożliwiają pełne skupienie oraz czynny i zaangażowany udział w spotkaniu on-line.
- Nieokreślony plan działania – często nieprzemyślany plan konferencji z połączeniem problemów technicznych, uniemożliwiają przeprowadzenie efektywnego spotkania.
- Niska skuteczność – brak konkretnego celu na dane spotkanie bądź nie sprawdzenie jego stopnia realizacji po spotkaniu.
Jak skutecznie przeprowadzić spotkanie on-line podczas pracy zdalnej?
- Wybierzmy odpowiednie miejsce – event on-line niewiele różni się od tradycyjnego eventu, podobnie jak w standardowej formie wydarzeń, realizując spotkanie on-line również musimy dobrać odpowiednie miejsce jego realizacji czyli platformę. Istnieje sporo ciekawych platform, z których możemy skorzystać np. Zoom, WebEx, Meeting15 bądź Microsotf Teams. Na początku stwórzmy listę oczekiwań wobec eventu i dobierzmy pod to odpowiedni komunikator.
- Poinformujmy wszystkich uczestników o spotkaniu – podobnie jak przy realizacji spotkań live, uczestnicy biorący udział w eventach on-line, również potrzebują chwili czasu, aby się do niego przygotować. Dlatego też poinformujmy ich odpowiednio wcześnie o planowanym spotkaniu i przekażmy najważniejsze informacje, jak mają się do niego przygotować. W komunikacji do pracowników, zwróćmy uwagę w jaki sposób mają się zalogować na wybranej przez nas platformie oraz poprośmy, aby połączyli się 5 min wcześniej, abyśmy mogli szybko zareagować na ewentualne problemy techniczne.
- Ustalmy cele spotkania – każdy event, nawet ten przeprowadzany w świecie wirtualnym powinien mieć swój jasno określony cel. Dzięki temu, będziemy wiedzieli jak nim pokierować, aby przyniósł określone rezultaty. Z drugiej strony jest to też jasny przekaz dla uczestników, którzy wiedzą czego mogą się spodziewać po tym spotkaniu, dzięki temu bardziej się zaangażują i będą przygotowani do rozmowy.
- Stwórzmy ciekawą agendę spotkania – kiedy mamy już ustalony cel spotkania, musimy pomyśleć w jaki sposób ułożyć kwestie do omówienia bądź prezentacje, tak, aby były one ciekawe dla naszych odbiorców. Warto w agendę takiego spotkania wpleść energizera bądź urozmaicić spotkanie za pomocą głosowań, quizów, które możemy przeprowadzić na przykład na aplikacji mobilnej.
- Zbierzmy feedback od uczestników – pamiętajmy, że event on-line mimo niestandardowej formy również tworzą ludzie. To właśnie ich odczucia, reakcje
i spostrzeżenia są dla nas najważniejsze. Dzięki feedbakowi, będziemy w stanie sprawdzić czy nasz cel został osiągnięty, czy ludzie byli zaangażowani, a sam event ciekawy i efektywny. Przy organizacji kolejnego spotkania on-line warto wrócić do poprzednich feedbacków i na ich podstawie zacząć planować