Obostrzenia związane ze światową pandemią na dłuższy czas zamroziły branżę eventową i uniemożliwiły jej organizowanie standardowych wydarzeń firmowych. Wyjątkowa sytuacja zmusiła agencje eventowe do przekształcenia standardowych eventów, w takie, które można zrealizować w sieci. Na szczęście, dla event managerów takie wyzwania nie stanowią problemu. O czym warto pamiętać organizując wirtualne wydarzenie? Jakie aspekty techniczne należy wziąć pod uwagę? To nie takie trudne jakby się wydawało.
Wybór platformy internetowej
Na ten moment mamy na rynku wiele platform internetowych, na których możemy sprawnie przeprowadzić event online. Należy pamiętać, że wybór platformy nie stanowi sukcesu wydarzenia. Dlatego zamiast skupiać się na początku na wyborze konkretnego narzędzia, lepiej zastanowić się nad tym jaka jest koncepcja realizacji oraz jakie ma przynieść efekty. Warto wziąć pod uwagę dynamikę wydarzenia, jego scenariusz, elementy rozrywkowe czy zaangażowanie uczestników. Zbierając takie informacje łatwiej jest dobrać odpowiednią platformę do organizacji eventu online, nie na odwrót. Z jakich platform możemy skorzystać piszemy w artykule „Gdzie najlepiej spotkać się w sieci?” (https://powerevents.pl/gdzie-najlepiej-spotkac-sie-w-sieci/)
Streaming wirtualnego wydarzenia
Wiele event managerów zadaję sobie pytanie co umożliwi sprawne połączenie się z uczestnikami spotkania? Podpowiadamy! Dobrym rozwiązaniem jest wyodrębnienie własnego łącza streamingowego, które będzie odpowiedzialne jedynie za transmisję tego konkretnego wydarzenia. Dzięki temu unikniemy ryzyka zerwania połączenia czy jego nadmiernego obciążenia. Jeśli jednak nie ma takiej możliwości warto upewnić się, że dane łączę sieciowe jest odpowiednio mocne i sprawne do przeprowadzenia takiej realizacji.
Narzędzia potrzebne do organizacji eventu w sieci
Przeprowadzenie wirtualnego wydarzenia na pierwszy rzut oka wydaję się być niełatwym zadaniem. Istotną kwestią jest wybór odpowiedniego miejsca, które umożliwi nam organizację eventu online na wysokim poziomie. Warto wynająć do tego profesjonalne studio nagraniowe lub zaaranżować na jego wzór dowolną salę. Ważnym aspektem technicznym jest również dobranie odpowiedniego oświetlenia, dzięki któremu uczestnik nie będzie mrużył oczu próbując dostrzec na ekranie postać prezentera. Niezbędnym elementem jest także nagłośnienie, dobrze nadające dźwięk zarówno w miejscu nagrania jak i u jego odbiorców. Warto pamiętać także o aranżacji miejsca i dostosowaniu sali do eventu online. 
Ciekawie i ładnie dobrana scenografia będzie nie tylko lepiej wyglądać na ekranie, ale również nadal klimat całemu wydarzeniu. Każdym z tych elementów powinni zajmować się profesjonaliści – technicy, realizatorzy dźwięku i światła czy event managerowie. Często takie osoby są zatrudnione w wynajętym studiu, natomiast nie jest to oczywiste.
Aktualnie rynek eventów online rozwija się w zawrotnym tempie. W związku z tym dobrze jest pamiętać o ważnych elementach, które sprawią, że przeprowadzenie takiego wydarzenia będzie profesjonalne i obarczone małym ryzykiem. W tej chwili istnieje wiele narzędzi umożliwiających jego organizację, wszystko jednak zależy od wcześniejszego przemyślenia strategii oraz dokonania odpowiedniego wyboru.