Powiedzieć, że kilka ostatnich miesięcy było zawirowaniem, to za mało. W ciągu kilku dni wydarzenia na żywo i konferencje, które były zaplanowane kilka miesięcy wcześniej, zostały nagle przełożone lub odwołane.
Wirtualne wydarzenia stały się nową normą i musieliśmy nauczyć się tworzyć efektywne programy. Jedną z najważniejszych lekcji, jakich nauczyła się branża eventowa jest to, że chociaż wirtualne wydarzenia z pewnością mają swoje zalety, wydarzenia na żywo zawsze będą ważną częścią każdego solidnego programu eventów.
Czas pomyśleć o innym typie wydarzenia a mianowicie wydarzeniach hybrydowych. Będą sytuacje, takie jak globalna pandemia, w których jedyną opcją będzie przeniesienie eventu do świata wirtualnego. Będą również sytuacje, w których spotkanie osobiste będzie najskuteczniejszym sposobem zbierania leadów i angażowania odbiorców. Wydarzenia hybrydowe, czyli wydarzenia łączące doświadczenia osobiste i wirtualne, będą istotną częścią nowej normy w branży MICE.
Co to są wydarzenia hybrydowe?
Wydarzenia hybrydowe to po prostu mieszanka wydarzeń na żywo i wirtualnych. Zabierasz swoje wydarzenie na żywo, wraz z publicznością, treścią i nie tylko, i dodajesz do niego wirtualny komponent, aby publiczność mogła uczestniczyć i angażować się w Twoje wydarzenie, bez względu na to, gdzie się obecnie znajduje. Spójrzmy na ostatnią część zdania: „… aby odbiorcy mogli uczestniczyć w wydarzeniu i angażować się w nie, bez względu na to, gdzie się obecnie znajdują”. Zaangażowanie jest podstawowym składnikiem wydarzeń hybrydowych. To właśnie oddziela Twoje wydarzenie od programu TEDx na YouTube. Inspirujące, tak. Na pewno edukacyjne. Ale wciągające? Nie. Zaangażowanie jest również tym, co odróżnia wydarzenie hybrydowe od wydarzenia na żywo z elementami technicznymi.
Twoi widzowie nie będą oglądać Twojego wydarzenia z telewizji, wezmą w nim udział za pośrednictwem urządzeń mobilnych lub komputera, co oznacza, że mogą przekazywać informacje zwrotne w czasie rzeczywistym.
Jak wyglądają wydarzenia hybrydowe?
Wydarzenia hybrydowe mogą przybierać różne formy, ponieważ zależy to od własnego formatu wydarzenia i odbiorców. Jednak najlepsze imprezy hybrydowe mają jedną wspólną cechę: na pierwszym miejscu stawiają takie samo zainteresowanie wszystkich uczestników. Oznacza to równe traktowanie odbiorców na żywo i online oraz zapewnienie, że będą mogli maksymalnie wykorzystać Twoje wydarzenie. Droga dla odbiorców online jest w dużym stopniu zależna od treści, ponieważ jest to główny powód, dla którego warto bądź nie warto brać udziału w programie wirtualnym. Najlepszym sposobem na prezentację treści w interesujący sposób jest transmisja wydarzenia.
Najpierw zagłębimy się w różnice między wewnętrznymi i zewnętrznymi zdarzeniami hybrydowymi:
Wewnętrzne wydarzenia hybrydowe
Wydarzenia wewnętrzne to programy, które są organizowane z korzyścią dla ludzi zatrudnionych w Twojej firmie, w tym pracowników, kierownictwa, personelu itp. W wielu firmach prawie niemożliwe jest zgromadzenie wszystkich wewnętrznych interesariuszy w tym samym pomieszczeniu na spotkanie. Tutaj do gry wchodzą wydarzenia hybrydowe. Wybierz miejsce na swoje wydarzenie, takie jak siedziba firmy, a następnie transmituj spotkanie na żywo do reszty pracowników firmy.
Zewnętrzne wydarzenia hybrydowe
Wydarzenia zewnętrzne to programy skierowane do potencjalnych Klientów. Przeniesienie wydarzenia zewnętrznego na żywo do ustawienia hybrydowego, może pomóc przyciągnąć więcej uczestników
i znacznie obniżyć różnego rodzaju zanieczyszczenia środowiska. W dzisiejszych czasach wpływa to bardzo korzystnie na wizerunek firmy.
Jak stworzyć udane wydarzenie hybrydowe
Po określeniu celów i określeniu elementów, które należy uwzględnić w wydarzeniu hybrydowym, czas rozpocząć planowanie programu. W tych kilku następnych sekcjach omówimy niektóre typowe wyzwania, przed którymi stoją i jak je rozwiązać, a także jak stworzyć idealny program i utrzymać zaangażowanie uczestników.
Upewnij się, że jest to jedno wydarzenie, ale dwa doświadczenia
Wydarzenia hybrydowe to akt równowagi. Balansują między uczestnikami osobistymi i wirtualnymi, dlatego muszą zrównoważyć te dwa doświadczenia. Z jednej strony będziesz musiał dostarczać treści w różny sposób do obu grup i dlatego musisz upewnić się, że usługa przesyłania strumieniowego wideo działa poprawnie, a prezenterowie są przygotowani do nagrywania i przemawiania przed kamerą.
Z drugiej strony jednak nie chcesz, aby Twoje wydarzenie hybrydowe przypominało dwa zupełnie różne wydarzenia – jest to jeden spójny event z dwoma doświadczeniami. Upewnij się, że Twoje treści są odpowiednie zarówno dla uczestników osobistych, jak i wirtualnych, i nie planuj wspólnych działań, które izolują jedną grupę od udziału.
Zachowaj zaangażowanie treści
Twoje treści są prawdopodobnie nawet ważniejsze podczas wydarzenia hybrydowego niż podczas wydarzenia na miejscu. Dużo trudniej jest utrzymać zaangażowanie wirtualnych uczestników przed ekranem komputera. Aby treść była wciągająca, upewnij się, że będzie dobrze przetłumaczona na wideo. Włącz ankiety na żywo lub pytania i odpowiedzi, aby zaangażować wirtualnych uczestników.
I upewnij się, że sesje mają strawną długość – nikt nie chce siedzieć podczas pięciogodzinnego przemówienia.
Poruszanie się po strefach czasowych
Jedną z korzyści wynikających z organizacji wydarzenia hybrydowego jest to, że uczestnicy mogą w nim uczestniczyć praktycznie z całego Świata. Stwarza to jednak wyzwanie dostosowania się do różnych stref czasowych wirtualnych uczestników. Uczestnikowi z Kalifornii będzie trudno wziąć udział
w przemówieniu wprowadzającym na żywo o 8:30 czasu wschodniego. Upewnij się, że sesje, które oferujesz swoim wirtualnym uczestnikom, są dostępne na żądanie. Jeśli to możliwe, oferuj tę samą sesję na żywo wiele razy, aby ludzie mogli uczestniczyć w czasie, który im odpowiada i uzyskać doświadczenie na żywo.
Korzyści z wydarzeń hybrydowych
Dlaczego więc warto zorganizować wydarzenie hybrydowe? Czy są warte dodatkowej konfiguracji i potrzebnych zasobów?
Większe zaangażowanie z publiczności. Dodanie wirtualnego elementu do wydarzenia na żywo otwiera o wiele więcej możliwości zaangażowania niż byłoby to możliwe w przypadku wydarzenia wyłącznie na żywo, zarówno w trakcie, jak i po wydarzeniu. Dzieje się tak, ponieważ Twoi wirtualni odbiorcy aktywnie uczestniczą ze swoich urządzeń mobilnych lub komputerów stacjonarnych, co oznacza, że mogą rozmawiać, udostępniać, polubić, komentować i wiele więcej. Na przykład możesz organizować ankiety podczas sesji, które obejmują zarówno odbiorców na żywo, jak i online. Możesz też zorganizować sesję pytań i odpowiedzi z prelegentem na żywo, a następnie zaprosić go na rozmowę z publicznością online, zwykle w studiu, które transmituje Twoje wydarzenie na żywo w Internecie. Możesz nawet pomóc uczestnikom na żywo i wirtualnym współpracować w sieci. Możesz przeznaczyć jeden obszar na spotkania osobiste, a drugi obszar dla osób prowadzących spotkania wirtualne, zaplanowane przez oprogramowanie do kojarzenia wydarzeń. Jak możesz śledzić wszystkie te możliwości zaangażowania? Najłatwiej jest zacząć od uczestników. Jak będzie wyglądać ich podróż, czy to online, czy offline? Planując najpierw publiczność wydarzenia, zapewniasz, że wplatasz niezbędne możliwości zaangażowania, które są dla nich najbardziej sensowne.
Plan na coś zupełnie nowego
Te ostatnie miesiące były po prostu nieprzewidywalne. Ale wszyscy wiele się nauczyliśmy z tego doświadczenia. Jedną z najważniejszych lekcji, której się nauczyliśmy, jest bycie przygotowanym na każdą ewentualność. Włączenie wirtualnych i hybrydowych wydarzeń do całkowitego programu wydarzeń będzie kluczowym elementem strategii eventu, gdy będziemy poruszać się przez kilka następnych miesięcy w nieznanym. Wydarzenia na żywo nigdy nie wyjdą z mody, ale plan awaryjny nigdy nie zaszkodzi. Nie ma co ukrywać, że żaden wirtualny event nie zastąpi tego na żywo, kiedy ludzie budują niesamowite emocje i atmosferę.