Niezapomniane wydarzenie! Spektakularny event! Najlepsze spotkanie na jakim byłem! – to tylko jedne z nielicznych opinii, jakie słyszymy od naszych uczestników w trakcie realizacji bądź po jej zakończeniu.
Wszyscy mówią o pięknej lokalizacji, pysznym cateringu, niezapomnianych atrakcjach czy idealnie dobranej oprawie, nikt natomiast nie wie ilu ludzi musi ze sobą współpracować, aby osiągnąć dany efekt.
Naszym punktem wyjściowym zawsze jest zadowolenie Klienta oraz zaproszonych Gości. Składa się na to nie tylko dbałość o każdy detal, wysoka jakość produkcji, ale również niesamowita atmosfera panująca wokół. Na każdy z tych elementów przez kilka, a czasem kilkanaście godzin pracuje sztab ludzi najlepszych w swoim fachu.
Dziś po krótce opowiem jak wygląda produkcja eventowa od tzw. „kuchni”. Jest to złożony proces, który rozpoczyna się już od pierwszego kontaktu z Klientem. To właśnie podczas spotkań, możemy najlepiej poznać potrzeby oraz gusta naszych Klientów. Wspólnie wypracowujemy sobie pewne ramy spotkania oraz tzw. „core” produkcji. Na dalszym etapie kreujemy wydarzenie dostosowane do oczekiwań naszego interesanta. Proces kreacji polega na przepracowaniu różnych pomysłów podczas „burzy mózgów”. Nigdy nie ma złych pomysłów, nigdy nie ma problemów – zawsze są wyzwania! Jedni je lubią, inni wolą pracować na sprawdzonych schematach, które mają dobrze opracowane. My jako kreatywna agencja eventowa, zawsze dobieramy nasze pomysły odpowiednio pod oczekiwania naszego Klienta. Nie mamy katalogu imprez tematycznych, z którego Klient może sobie wybrać temat „X” bądź „Y”. Staramy się mocno personalizować naszą ofertę, aby być konkurencyjnym na rynku. Oryginalność jest naprawdę docenienia. Po „burzy mózgów”, kiedy to już uda nam się wypracować temat przewodni spotkania, dokonujemy analizy lokalizacji, cateringów, atrakcji, które będą tworzyły produkt idealny, dopasowany pod potrzeby danej firmy. Nigdy nie zapominamy o tym, co najważniejsze czyli odpowiedniej jakości świadczonych usług oraz detalach, które robią największą robotę na evencie. Niby małe akcenty, a są najbardziej zauważalne i zapamiętywane przez uczestników spotkania.
Proces przygotowywania oferty wraz z kalkulacją spotkania uzależniony jest od skali imprezy i oczekiwań osób, z którymi prowadzimy rozmowy. Zazwyczaj w ciągu od 7 do 10 dni staramy się przedstawić gotowy produkt naszemu Klientowi. Po prezentacji naszej propozycji, feedbacku ze strony osób zainteresowanych oraz wyborze finalnym składowych eventu, przechodzimy do PRODUKCJI eventowej. Jest to jeden
z najlepszych momentów w pracy event managera.
Kiedy wszystkie formalności mamy już dopięte, rozpoczyna się istny armagedon. Dziennie spędzamy około 3 – 4h na rozmowach z podwykonawcami i dogrywaniu szczegółów. Wszystkie ustalenia zostają dokładnie zanotowane, wszystkie projekty graficzne muszą przejść przez managera projektu jak i Klienta, który akceptuje i wysyła ewentualne uwagi.
Podczas produkcji manager jest w ciągłym kontakcie zarówno z Klientem, jak i firmami współtworzącymi wydarzenie. Uwierzcie! Czasem wydaje Ci się, że już masz wszystko dopięte na ostatni guzik, a tu nagle Zarząd firmy „X” postanawia wprowadzić dodatkowe zmiany, które niosą za sobą lawinę pracy. Jako eventowcy jesteśmy uzależnieni od decyzji Klientów oraz pracy wykonawczej podwykonawców – my jesteśmy ich spoiwem. Zawsze staramy się, aby obie strony były zadowolone a efekt końcowy jak najlepszy, dlatego też dostępność dla naszych Klientów czy podwykonawców na 2 tygodnie przed samą realizacją jest 24h na dobę. To już jest ten moment w którym to EVENT stoi na samym szczycie i jest dla nas najważniejszy. Pracując na coś przez kilka miesięcy zależy Ci na tym, aby jego efekt końcowy był powalający, a Klient powiedział – dziękuję to najlepsze spotkanie na jakim byłem! Nie ma nic lepszego jak słowo „dziękuję”.
W zależności jaki event organizujemy, galę czy piknik czy też wyjazd integracyjny, zawsze musimy mieć pewność, że wszystko jest dopięte na ostatni guzik. Każdy z nas, managerów ma swój sposób na odpowiednie przygotowanie takiego eventu. Osobiście wywodzę się ze starej szkoły, czyli spisywania wszystkiego na papier. Jako event managerowie prowadzimy kilka projektów jednocześnie, więc nie trudno o pomyłkę. Jesteśmy tylko ludźmi, ale pod danym eventem podpisujemy się nie tylko nazwą agencji, ale przede wszystkim swoim nazwiskiem.
Moim złotym środkiem na udany event jest „to do list” , a do jej wykonania potrzebuję tylko notatnika i długopisu. Zapisuję w nim wszystko co tylko możliwe, czyli np. składowe eventu, rzeczy do zrobienia w danych strefach, kontakty do podwykonawców, agendę spotkania, punkty do omówienia z Klientem bądź zespołem, rzeczy do zamówienia/kupienia itd.
Na dzień przed eventem powinnam mieć już wszystko odhaczone z listy i iść spokojnie spać… nie zawsze jednak tak jest! Eventy to organizm żywy, często zdarza się, że Klient na dobę przed rozpoczęciem spotkania bardzo się stresuje i dokłada zazwyczaj kilka dodatkowych rzeczy, o których sobie właśnie przypomniał bądź je wymyślił i stwierdził, że świetnie się sprawdzą. Wtedy zadania te trafiają na naszą listę, aby on mógł iść spokojnie spać i zapomnieć o rzeczach, które spędzały mu sen z powiek poprzedniej nocy. Dzięki naszym kontaktom w świecie eventowym nie ma rzeczy niemożliwych! Kilka telefonów, e-maili i gotowe!
Wydawałoby się, że kilkumiesięczna praca nad projektem i odhaczenie listy zadań daje nam poczucie spokoju i bezpieczeństwa. Nic bardziej mylnego. Grande finale to właśnie dzień montażowy oraz realizacja wydarzenia. Event składa się z pracy wielu różnych osób, często sobie nieznanych a mimo wszystko muszących ze sobą współpracować, aby efekt finalny był zgodny z oczekiwaniami zarówno naszymi jak i Klienta. W trakcie montaży ogromną wagę należy przywiązać do sprawdzenia wszystkich elementów, godzin montaży, etapów na jakim są dane osoby w konkretnym momencie i reakcji na sytuacje nie do przewidzenia. Jesteśmy mocno uzależnieni od innych, dlatego warto mieć na uwadze poślizg czasowy planując montaże. Pamiętajmy również o tym, że Klient zawsze przychodzi wcześniej na miejsce eventu i nasza gotowość powinna być minimum na godzinę przed samą realizacją. Nie chcemy przecież, aby osoby decyzyjne z firmy zobaczyły nas w powijakach bądź niedokończonym dziele. Grafik pracy odpowiednich podzespołów jest kluczem do sukcesu wydarzenia.
Event to nie tylko praca managera, osób wspierających z agencji czy podwykonawców. To także dzieło naszego Klienta, dlatego pamiętajmy, aby w tym wyjątkowym dla niego dniu, zrobić wszystko, aby nie znikał uśmiech z jego twarzy. Dla nas to kolejna realizacja, jedna z wielu w ciągu tygodnia/miesiąca/roku, dla Klienta to coś co planował od dawna i jest jedyne oraz niepowtarzalne, dlatego dobór odpowiednich narzędzi oraz osób, współtworzących to spotkanie jest kluczowe.
