Różnorodność ofert firm zajmujących się organizacją eventów jest ogromna. Czy jednak nie mamy wrażenia, że prawie wszystko już było? Czym można jeszcze zaciekawić, zaskoczyć? Co jeszcze możemy zrobić? Wiadomo, dużo także zależy od budżetu, ale czy zawsze budżet musi być ogromny, żeby zrobić coś fajnego?
Efekt Zaskoczenia
Efekt zaskoczenia na eventach jest istotny, jednak ważne jest też to, o jakim zaskoczeniu mówimy. Jedno to zaskoczenie wizualne, czyli spektakularna i pomysłowa dekoracja, aranżacja przestrzeni lub forma prezentacji wydarzenia. Drugie to zaskoczenie uczestnika i zaproponowanie mu nowej formy integracji. W pierwszym przypadku wszystko zależne jest od pomysłowości i kreacji organizatora.
Technologia na eventach
Technologia eventowa bardzo szybko rozwija się i co roku producenci zaskakują innowacyjnymi pomysłami: powstają nowe lampy sceniczne, a ekrany diodowe są coraz bardziej dokładne i elastyczne. Wystarczy spojrzeć na wiodących dostawców techniki i multimediów na naszym rynku, którzy średnio raz w roku – podczas swoich warsztatów – prezentują pionierskie produkty i rozwiązania. W chwili obecnej bardzo popularne jest wykorzystanie systemu kreowania przestrzeni Kinex. Właściwie można stwierdzić, że wszystko już było, na eventach wykorzystano niemal cały asortyment różnych scenariuszy i urządzeń. Dziś już imprezy paintballowe nie są niczym odkrywczym, a jeszcze parę lat temu były one prawdziwym hitem. Agencje eventowe muszą dobrze główkować, aby coś starego ubrać w nowe lub odwrotnie. Bardzo dużo wagi przywiązuje się do formy podania danego pomysłu: klienci zwracają uwagę na detale i spójność kompletnej koncepcji. Pytanie brzmi: czy zawsze trzeba zaskakiwać? Naszym zdaniem: niekoniecznie – ważne, aby całościowy plan dawał pożądany efekt. W dzisiejszych czasach najważniejsze jest faktyczne integrowanie uczestników, zwłaszcza w eventach typowo firmowych, skierowanych do pracowników. Nie zawsze trzeba „krzyczeć” i zaskakiwać na każdym kroku – ważne, żeby było miło i z pomysłem. Oczywiste jest, że nie możemy każdego eventu wymyślać na nowo i zawsze oferować czegoś, czego publiczność jeszcze nigdy nie widziała. Część eventu wypełniać będzie zatem „stare i sprawdzone”. Dlatego na przykład rozmaite „dmuchańce” ciągle mają rację bytu, mimo tego, że każdy już je widział. Istotnym jest jednak wyszukiwanie elementów, które będą nowe, ciekawe i zaskakujące. Elementów, które nadadzą smaku naszej imprezie i wyróżnią ją spośród tysiąca innych.
Zatem w branży eventowej stale należy poprawiać jakość, podnosić poprzeczkę i starać się zaskakiwać – niekoniecznie całkowicie nowym pomysłem, czasem wystarczy drobna modyfikacja.
Dużo zależy od budżetu
Można pozwolić sobie tu na odrobinę żartobliwe stwierdzenie: mając mały budżet, można wysłać uczestników do „słabego” ośrodka i z pewnością zaskoczymy odbiorców. Niestety, nie na plus. A tak na poważnie – budżet eventu jest kluczem do tzw. „wkładu”. Są koszty stałe, takie jak obiekt, catering czy transport. Reszta budżetu to pula, która zostaje na atrakcje – im jest większa, tym większe możliwości, ale nie jest prawdą, że organizacja eventu firmowego musi kosztować majątek. Nie zawsze oczekiwania idą w parze z możliwościami finansowymi – po prostu „z pustego i Salomon nie naleje”. Pomysłowość i zdolność kreacji, jakimi wykazuje się organizator, są kluczowym elementem eventu. Nie potrzeba zawrotnych kwot, aby wywołać u uczestników wydarzenia efekt WOW: np. zaskoczeniem może być drobny spersonalizowany upominek czekający w pokoju na uczestnika lub utrzymywanie w tajemnicy szczegółowego planu imprezy. Popularne są też działania poprzedzające event, czyli akcje przed samym wydarzeniem, które w minimalny sposób budują atmosferę eventu. Mogą to być intrygujące maile czy niespodzianki w biurze. Jedno jest pewne: dobry i rozsądny budżet z pewnością poszerza możliwości, ale nie jest tak, że jego brak całkiem uniemożliwia realizację oryginalnych pomysłów.
Wciąż jak widać, można zrobić wiele, za niewiele lub trochę więcej, ale już wiemy, że budżet nie do końca wiedzie w tym temacie prym. Liczy się dobry pomysł i ludzie którzy go tworzą, a ich nie brakuje, bo ile ludzi na świecie tyle różnych pomysłów i realizacji.