Jeśli jest coś, czego nauczył nas rok 2020, to tego, że nigdy nie możemy być zbyt przygotowani. Jeszcze niespełna rok temu, nikt nie spodziewał się, że świat eventów w całości przeniesie się do wirtualnej rzeczywistości. Czy potrafimy precyzyjnie przewidzieć ich przebieg? Niestety nie, dlatego kluczowym działaniem podczas przygotowywania wydarzeń online jest przeprowadzenie prób. Poznajmy zatem zalety prób eventów wirtualnych!
Niepewność w dół
Poziom stresu wśród event managerów stale rośnie. Powszechnie wiadomo, że nasza branża jest jedną z najbardziej stresujących i wymagających. Obecna sytuacja spowodowała, że musimy stosunkowo szybko przystosować się do zupełnie nowego sposobu przeprowadzania wydarzeń. Stres związany z koniecznością szybkiego przyswajania wiedzy jak planować i wykonywać wirtualne doświadczenia, które angażują i motywują uczestników oraz ciągłego obserwowania rynku powodują, że jesteśmy narażenie na popełnienie sporych ilości błędów podczas realizacji wydarzenia online.
Świetnym sposobem na zwiększenie stresu jest, jak się domyślacie, rezygnacja z prób. Mimo że branża masowo przeniosła się do królestwa cyfrowych doświadczeń, ten format jest wciąż niesamowicie nowy. Tam, gdzie mówcy czy prowadzący mają wieloletnie doświadczenie w kontaktach osobistych, często nie mieli dotąd styczności z platformami online. Dlatego upewnienie się, że ćwiczą wszystko na próbach przed eventem, zmniejsza stres nie tylko dla nich, ale także dla Ciebie i Twojego zespołu produkcyjnego.
Pomyśl o zespole produkcyjnym
Jeśli planujesz udane wydarzenie online, to z całą pewnością zatrudniłeś zespół produkcyjny. Ekipa ekspertów, która zajmuje się transmisją, dźwiękiem czy operuje kamerami bez wątpienia potrzebuje prób przed wydarzeniem. Mimo że robią to cały czas, dla każdego eventu wciąż istnieją unikalne zmienne, które trzeba przećwiczyć. Próby przed rozpoczęciem wydarzenia na żywo dają zespołowi produkcyjnemu szansę na omówienie każdego aspektu, a ponadto zapewniają, że wszystkie elementy i ruchome części produkcji są wykonane bezbłędnie.
Konfiguracje podczas prób
Jednym z największych błędów popełnianych podczas prób jest zmiana konfiguracji ustawień sprzętu technicznego czy chociażby samych mówców podczas wydarzenia online. Jeśli na próbach głośniki stały w miejscu „x” to na evencie wirtualnym powinny stać dokładnie w tej samej konfiguracji. Dotyczy to każdego aspektu technicznego. W innym wypadku nasze próby nie mają zupełnie sensu. Jeżeli prowadzący nie pozostają w tej samej pozycji, używają innego sprzętu niż podczas próby, to tak, jakby trzeba było ponownie przeprowadzić całą próbę. Po to ustawiane są wszystkie paramety aby na evencie online nic nas nie zaskoczyło.
Wprowadzenie takich zmian na chwilę przed rozpoczęciem wydarzenia wirtualnego, może prowadzić do tego, że wiele rzeczy nie zagra tak jak powinno, a samo wydarzenie rozpocznie się z opóźnieniem. Dodatkowo przysporzy to po prostu mnóstwo bólu głowy i stresu dla wszystkich zaangażowanych – planistów, mówców, członków zespołu produkcyjnego jak i samych uczestników.
Podsumowanie jest krótkie: robić próby do wydarzeń online? Zdecydowanie TAK! Nigdy próby nie były tak ważne jak są teraz, ale jeśli już je przeprowadzasz, rób to dobrze. Całe mnóstwo sprzętu technicznego oraz obsługi musi działać jak naczynia połączone, inaczej nasz event może okazać się niewypałem. Od teraz pamiętajcie jedno: „nigdy nie możesz być zbyt przygotowany”.