Organizacja eventu to połączenie wielu, często bardzo złożonych składowych, które są ze sobą ściśle powiązane. Pominięcie lub niedokładne podejście do jednej z nich, grozi porażką rzucającą cień na całą, długo przygotowywaną realizację.
Mniejsze lub większe wpadki czy sytuacje losowe występujące na evencie to trudności, z którymi może spotkać się nawet najlepszy event manager. Najczęściej mogą pojawić się na etapie planowania wydarzenia lub w jego trakcie. Idealnie byłoby jednak, gdyby nie pojawiały się wcale. 😊
Jeśli dany event przygotowany został skrupulatnie, to prawdopodobieństwo wystąpienia wpadki jest niewielkie. Sytuacje nieprzewidywalne często nie są wynikiem naszego niedopatrzenia lecz siły wyższej, na którą nie mamy wpływu. Zdarza się jednak, że wina leży po naszej stronie. Na szczęście sposobów na uniknięcie porażki jest wiele.
3P – planuj, przewiduj i pytaj
Aby nie pominąć żadnego zadania, nie pogubić się w aktualnych zmianach lub poczuć się bezpiecznie, warto stworzyć checklistę eventu. Taka forma podziału zadań to uproszczony plan organizacyjny, który pomoże nam skoordynować działania i spokojnie funkcjonować do dnia wydarzenia. Lista zadań czarno na białym pokaże, co już zostało wykonane, a co jeszcze czeka na realizację. Odpowiednio wcześniej przygotowany plan działań pozwoli też zidentyfikować i ocenić ewentualne ryzyko.
Niektóre wpadki można wyeliminować na poziomie planowania, w innym przypadku kluczowa staje się umiejętność przewidywania. Dobry event manager bez mrugnięcia oka potrafi ocenić sytuację i sprawnie znaleźć do niej skuteczne rozwiązanie. Tutaj mogą przydać się utarte procedury reagowania, schematy i scenariusze działania z bardzo dokładnym rozpisaniem czynności, jakie należy wykonać. Najważniejsze jest jednak zachowanie zimnej krwi i opanowanie.
W sytuacji, kiedy wpadka wykracza poza opracowane schematy naszych działań, warto skorzystać z pomocy kogoś z zespołu. W końcu organizacja wydarzenia to często praca zespołowa, a co dwie głowy to nie jedna. Każdy manager ma inne doświadczenia i z innymi sytuacjami miał dotychczas do czynienia, dlatego to co dla nas może okazać się problemem nie do rozwiązania, dla drugiej osoby może być drobnostką.
Większość porażek można uniknąć dzięki dobrej komunikacji, dokładności planowania i odpowiedniemu przygotowaniu. Każde mniejsze lub większe pojawiające się niepowodzenie można traktować w kategorii szansy, a niekoniecznie winy, bowiem na własnych błędach uczymy się najlepiej. Determinacja, wytrwałość w dążeniu do celu i przekonanie o tym, że niemożliwe nie istnieje dodaje skrzydeł w obliczu każdej eventowej wpadki.