Jak wybrać dobrą agencję eventową?

Od kilku lat branża eventowa przeżywa prawdziwe oblężenie. Wyjazdy pracownicze, koncerty, imprezy plenerowe – takich wydarzeń w kalendarzach eventowych co roku przybywa, podobnie zresztą jak firm zajmujących się ich organizacją. Ale aby być w pełni zadowolonym z takiej imprezy, jej przygotowanie warto powierzyć profesjonalistom. Czym więc kierować się w wyborze agencji eventowej?
Cena nie czyni cudów

Często pierwszą wytyczną, jaką biorą pod uwagę ofertowani klienci agencji eventowych, jest cena usługi. Jest to ogromny błąd, ponieważ w parze z niską ceną idzie zazwyczaj bardzo kiepska jakość wykonania zlecanego eventu. Nie da się przecież dla 500 osób z firmy zorganizować fajnego wypadu plenerowego z elementami survivalu, gdy do dyspozycji są trzy quady na jednym torze wyścigowym, dwie strzelnice z pięcioma stanowiskami i sagan z grochówką jedzoną plastikową deserową łyżką. Cena odgrywa ogromną rolę przy wyborze agencji eventowej do przygotowania imprezy. Ale sensowny kosztorys autorstwa agencji, dopasowany do potrzeb klienta, to podstawa do prowadzenia dalszych rozmów o współpracy. Dlatego dobre wrażenie sensownego kontrahenta warto zrobić już na samym początku.

Klient też musi swoje zrobić
Podstawą wyceny takiego zlecenia są wszystkie niezbędne dane, jakie przekaże agencji klient. To po jego stronie leży bowiem sformułowanie odpowiedniego zapytania. Musi ono uwzględniać wszystkie niezbędne informacje dotyczące planowanego eventu, czyli liczby uczestników, charakteru zabawy, celu, jaki z jej pomocą chce osiągnąć klient, wreszcie posiadanego przez niego budżetu. Nieprecyzyjne zapytanie ofertowe może grozić jednym: nieskończenie długim przerzucaniem się mailami, które może frustrować obie strony i w efekcie zakończyć współpracę, zanim na dobrze się ona zacznie. To jest też pierwszy sygnał, czy kontakt uda się nawiązać, czy jednak komunikacja pomiędzy obiema firmami będzie skazana od początku na porażkę.

Klient mówi: „sprawdzam”
Dobrą agencję eventową wyróżnia umiejętność zbadania potrzeb klienta. Profesjonalny zleceniobiorca doprecyzuje najpierw, jaki ma być charakter imprezy (czy jest to zabawa masowa, firmowa, czy też promocyjna), dla kogo jest organizowana i co z jej pomocą chce osiągnąć klient. Na tej podstawie agencja będzie mogła zaplanować scenariusz przedsięwzięcia i tym samym koszty związane z jego przygotowaniem. To powinien być wyznacznik dla każdego zlecającego, jakiej agencji do zorganizowania eventu powinien szukać. Agencje eventowe dzielą się na wyspecjalizowane w organizowaniu rożnego rodzaju imprez, można więc przebierać w ofertach. Ale jak w każdej branży, tak i w tej najważniejsza jest renoma i opinie dotychczasowych klientów. Dlatego zanim podejmie się decyzję o wyborze „tej jedynej”, warto poznać opinie innych firm. Musimy być pewni, że udźwignie ona ciężar organizacji eventu. Nie zawsze bowiem anglojęzyczna nazwa agencji i profesjonalna strona internetowa oznaczają obsługę na światowym poziomie.

Pomysł przede wszystkim
Wreszcie pomysł na event. Tutaj agencja ma naprawdę szerokie pole do popisu – od tego bowiem zależy, czy klient zdecyduje się na współpracę z nią, czy wybierze inną firmę. Trzeba się zwyczajnie wykazać i go pozytywnie zaskoczyć, robiąc odpowiedni research branży, w której działa, poznając jego firmę i na tej podstawie oferując dopasowane do niego rozwiązania. Tym samym agencja pokaże zaangażowanie w projekt i udowodni kreatywność, którą tak się chlubi. Ale sam pomysł na event to jedno. Ważna jest także forma przedstawienia go. Odesłanie „suchego” scenariusza punkt po punkcie w mailu z dołączonym komentarzem uzupełniającym to przysłowiowy strzał w stopę. To klienta z pewnością nie „porwie”, a wręcz odrzuci od tak zaprezentowanej mu propozycji. Jak cię widzą, tak cię piszą. Prezentacja oferty tematycznego eventu to najważniejszy element „sprzedania” pomysłu na organizację wydarzenia. Dlatego też w tym przypadku warto wykazać się pomysłowością i przygotować coś naprawdę ekstra, np. ciekawą, multimedialną prezentację, która najlepiej zareklamuje usługi agencji, w połączeniu z alternatywnymi scenariuszami na wypadek zmiany pogody lub innych problemów logistycznych w organizacji eventu. W tej branży, jak sama nazwa zobowiązuje, trzeba się pokazać, a jeśli zrobi się to od najlepszej strony, to klient z pewnością to doceni.

Leave a Reply