Na co zwrócić uwagę przy organizacji imprezy plenerowej

Na pierwszy rzut oka organizacja pikniku wydaje się prostym zadaniem. Wystarczy zamówić catering, kilka atrakcji i dobrego prowadzącego ze sztabem animatorów. Jak powszechnie jednak wiadomo diabeł tkwi w szczegółach. Niejednokrotnie okazuje się, że z pozoru prosta droga, staje się bardzo kręta i wyboista.

Przedstawiamy kilka wybranych elementów, na które warto zwrócić uwagę na etapie planowania wydarzenia. Informacje mogą być przydatne zwłaszcza dla firm organizujących event we własnym zakresie:

Identyfikacja uczestników – należy zawsze pamiętać, że o ile organizator doskonale zna swoich pracowników, o tyle już ich rodziny niekoniecznie. Planując piknik na terenie firmy sprawa jest prostsza, gorzej kiedy impreza ma się odbyć na terenie zewnętrznym i ogólnodostępnym. Standardowym rozwiązaniem są opaski na rękę, które wręczane są już w recepcji/punkcie rejestracji. Takie znaczniki ułatwiają szybką weryfikację uczestników imprezy. Opaski można także wykorzystać jako talony na catering.

Catering – otrzymując i analizując ofertę od potencjalnych dostawców, warto zagłębić się w szczegóły i je porównać. W pierwszej kolejności analizuje się pozycje i mimo, że oferty mogą być niemal identyczne, to dostrzegalna różnica jest np. w cenie. I tu należy dopytać oferenta o kilka ważnych punktów. Najważniejszym jest ilość tzw. wydawek i szacunkowa liczba pracujących osób przy pikniku. Catering powinien też wskazać w ofercie gramatury poszczególnych posiłków.

Atrakcje – obecne na rynku jest wiele podmiotów oferujących różnego rodzaju urządzenia. Są to duże firmy posiadające bardzo bogate zaplecze jak i te mniejsze, niemal rodzinne dysponujące kilkoma atrakcjami. W większości ofert znajdą się piękne zdjęcia, które bardzo często mają się nijak do rzeczywistego stanu urządzenia. Zniszczenia i naturalne oznaki użytkowania wpływają na estetykę samego wydarzenia. Na przykład zamki dmuchane przy dużej intensywności użytkowania, po czterech latach tracą swoje kolory. Spada także ich poziom bezpieczeństwa podczas użytkowania. Organizatorzy dobierając atrakcje, bardzo często pomijają jedną grupę odbiorców. Mowa tu o młodzieży w wieku 11-16 lat. Oni mają inne potrzeby niż dzieci i  dorośli, dlatego warto dobrać też ciekawe propozycje dla nich. Bardzo ważny jest też aspekt przepustowości na danej atrakcji. Coś co wydaje się ciekawe i oryginalne (np. loty balonem), może całkowicie nie sprawdzić się na większym plenerze.

Infrastruktura – nie można zapominać o całym aspekcie zaplecza eventowego. Każdy doskonale wie, że zaplecze sanitarne jest potrzebne, ale zapomina się o umywalkach. Zawsze dobrze mieć w zapasie agregat prądotwórczy. Namioty spełniające funkcje zaplecza lub garderób dla artystów także są pomijane. A kiedy impreza przedłuża się do późnego wieczoru, niezbędne będzie oświetlenie terenu. Zbyt mały parking może już na starcie okazać punktem bardzo mocno wpływającym na samopoczucie uczestników. Rozwiązaniem jest komunikacja zbiorowa i wspólna wycieczka, np. z pod siedziby firmy.

Przytoczone powyżej przykłady są jednymi z kluczowych elementów, mających duży wpływ na powodzenie lub niepowodzenie imprezy plenerowej. Organizacja pikniku jest dość skomplikowana, ale nie niemożliwa we własnym zakresie. Skorzystanie z usług profesjonalnej agencji eventowej z pewnością eliminuje wiele zagrożeń. Jednak ani Klient, ani agencja nie mają wpływu na jeden element podczas organizacji tego typu wydarzeń, pogodę.

 

Leave a Reply