Konkurs ofert – Czy w eventach ma to sens?

W biznesie bardzo często spotykaną praktyką wyboru oferenta na realizację usługi jest właśnie konkurs ofert. W większości przypadków wygrywa najkorzystniejsza cenowo oferta. Sprawdza się to w sporej części przetargów, zwłaszcza tam, gdzie mamy do czynienia z mierzalnymi wartościami, które możemy porównać do siebie. A jak to ma się do konkursów organizowanych przez firmy na organizację wydarzenia? Jak można racjonalnie zmierzyć i ocenić kreatywność agencji? Czy w branży Mice ma to sens?

Klient planuje organizację eventu – zaczyna poszukiwania

W momencie zaistnienia potrzeby w pierwszej kolejności korzystamy z „poczty pantoflowej”, może ktoś kogoś zna. Kiedy tu nie ma konkretnych propozycji, poszukiwania przechodzą do sieci. Wpisujemy frazy i wyskakują nam setki rekordów. Warto mieć na uwadze, że korzystając z przeglądarki Google na samym początku listy znalezionych firm, znajdują się reklamy i nie zawsze są to podmioty funkcjonujące w danym regionie lub dopasowane do potrzeb. Warto przejść dalej i zainteresować się pozycjami pod mapą. Każda agencja eventowa ma swoją stronę www, na której przedstawia siebie, zespół jak i aktualności z bieżącego funkcjonowania firmy. Z pewnością poświęcenie czasu na przejrzenia strony jak i wejście na kanały social media danej agencji, pomogą w decyzji o wysłaniu zapytania na planowane wydarzenie

 

Klient wysyła zapytanie – ilość nie znaczy jakość

Bardzo często można spotkać się z nastawieniem, im więcej wyślemy tym lepsze oferty i pomysły dostaniemy. Niestety, nie każdy wie z czym się wiążą konsekwencje wysłania hurtowych zapytań do agencji. Zagrożenia bezpośrednie to przede wszystkim czas jaki osoba będzie musiała poświęcić na odpisywanie i odbieranie telefonów od oferentów. Bardzo rzadko zdarzają się tak wyczerpujące briefy od Klienta, że nie trzeba o nic dopytać. Średnio można liczyć na dwa do 4 kontaktów ze strony agencji przed wysłaniem oferty. Jeżeli pomnożymy to przez ilość wysłanych zapytań, liczba może być dość spora. Zakładając, że osoba planująca event, ma też wiele innych swoich nieeventowych obowiązków, potencjalna współpraca z firmą eventową nie będzie odciążeniem a wręcz odwrotnie.

Innym zagrożeniem, bardzo często niezauważanym, jest moment w którym Klient wskazuje konkretną lokalizację, artystę lub atrakcję jaka go interesuje.  Nie trudno się domyśleć jakie są tego konsekwencje. Wybrany np. hotel po otrzymaniu kilkunastu zapytań na dany termin od kilkunastu agencji z góry wie, że i tak wydarzenie się odbędzie i jakiekolwiek pole do negocjacji jest zamknięte.

Optymalna ilość zapytań do agencji to pięć nie więcej.

 

Klient otrzymuje oferty – i od czego zacząć?

Każda agencja ma swój własny, unikalny styl przedstawiania ofert. Nie zawsze on może być zrozumiały dla osób, które na co dzień nie obcują z branżą. Chodzi tu o pewne skróty myślowe, nie zawsze też oferty są zamknięte i spersonalizowane. Bardzo często eventowcy przedstawiają opcje, dają spory wybór na dane pozycje. Czytając oferty w pierwszej kolejności, warto zapoznać się charakterystyką i koncepcją wydarzenia i każda propozycje potraktować indywidualnie. Przeglądanie ofert i porównywanie ich do poprzednich z którymi już się zapoznało, nie ma sensu, ponieważ detale robią różnicę. Wynotowanie sobie ewentualnych niejasności, pytań do agencji, które mogą się pojawić podczas analizy propozycji z pewnością ułatwi ewentualny dalszy kontakt. Na przejrzenie ofert powinno się zarezerwować indywidualny czas, żeby wczuć się w klimat jaki oferuje agencja. Praca z doskoku wybija z pewnego rytmu.

 

Klient analizuje koszty – skąd takie rozbieżności w wycenach?

Prawie 100 procent kosztorysów przygotowywanych jest w arkuszach kalkulacyjnych. Agencje dają możliwość Klientowi, usuwania lub dodawania pozycji wedle własnego uznania. Niemal standardem są ogromne różnice w wycenach miedzy poszczególnymi oferentami. Osoba planująca event może być bardzo zaskoczona tym faktem, tym bardziej kiedy podała określone parametry wydarzenia. Kalkulacje też różnią się od siebie w samej zawartości. Jedne firmy eventowe detalicznie rozpisują każdą pozycję na przysłowiowe atomy a inne wrzucają dane elementy do większego worka. Warto zwrócić uwagę na pewne detale. Jeżeli wartość jakiejś pozycji jest stanowczo zaniżona do innych wycen pozostałych oferentów, warto dopytać o ten szczegół. Działa to również w drugą stronę. Warto pamiętać, że jest wiele modeli np. zamków dmuchanych i z pewność dmuchaniec 10-letni będzie inaczej wyglądał niż ten mający 2-3 lata. Najgorsze, że odbiorca przekona się o tym kiedy może być za późno na zmianę decyzji, czyli na evencie.

 

Klient wybiera – ostateczna decyzja

Nie ma złotego przepisu jak wybrać właściwego partnera do organizacji imprezy. Oczywiście, nie dotyczy to konkursów, gdzie jedynym kryterium jest cena, tu sprawa jest wyjątkowo prosta. Nawiązanie współpracy z konkretną firmą eventową, powinno być poprzedzone analizą doświadczenia, jakością kontaktu już na etapie ofertowania i głównie na bazie odczuć jakie pojawiają się podczas rozmów z przedstawicielami agencji. Większość event managerów to prawdziwi pasjonaci, którzy kochają to co robią i każde zlecenie traktują bardzo poważnie. Warto szanować trud jaki wkładają w przygotowanie ofert i nawet jeśli nie dojdzie do współpracy należą im się drobne podziękowania za poświęcony czas.

 

Konkurs ofert – werdykt

 

Niestety, branża eventowa jest bardzo specyficzna i opiera się w dużym stopniu na elementach niemierzalnych. Konkurs ofert na organizację eventu ma się nijak do przetargu na dostarczenie drukarek. W tym drugim przypadku, może porównać konkretne parametry i dokonać odpowiedniego dla nas wyboru. W eventach tak jak różni są event managerowie, tak różne będą mieli spojrzenie na dane wydarzenie i efekt jaki chcą uzyskać.

Podsumowując, konkursy ofert na wybór agencji nie do końca się sprawdzają. Oczywiście wysłanie rozsądnej ilości zapytań jest wręcz wskazane natomiast porównywanie ich ze sobą już ma mniejszy sens. Wszystko zależy w głównej mierze od skali samego eventu, czasu jaki może poświęcić Klient na rozmowy, analizę ofert i czasu jaki pozostał do imprezy.

 

Leave a Reply